ABS - Auto Billing (Intercom) System 集团自动结算系统

2008-12-29 GICA Communication Center






一個物流集團除了總公司外,往往有十幾個甚至幾十個分公司,在總公司與分公司之間、分公司與分公司之間存在多種復雜的內部結算關系。

比如:如果是 Nomination 貨,分公司給客戶開票的時候,其中的“海運費”往往是要和總公司分賬的甚至是全部打給總公司的,這樣就有可能在分公司給客戶開票的時候,總公司和分公司之間還有兩個自動結算的票據(Debit Note, Credit Note or Payment) 要處理,以正確地把這個海運費用的分賬關系擺清楚,而且財務關系還不能亂,一方收款、另外一方就要付款,以準確反應集團的總收支之平衡關系。

這個就是致佳的 Auto Billing 系統的概念,只不過致佳系統的 Auto Billing 系統是根據規則自動進行的,也就是說在分公司給客戶開發票 (Invoice, Paymen) 的時候,系統會自動創建兩個內部票據 (Intercom Debit Note/Credit Note/Payment),一個是總公司發給分公司的 Debit Note, 另外一個是分公司發給總公司的 Payment 或者是 Credit Note. 這種自動結算系統是由內部預先定義好的自動結算規則確定的。系統根據這些結算規則自動創建相關票據。 這個自動結算系統有時候也叫做 Intercom 系統。 CASE STUDY 以下是一個 Auto Billing 处理規則的例子。

在我們一個 20 個分公司的客戶那里,這種自動結算規則大約有 60 條,涉及到各種情況的方方面面。 注意:不同公司對于不同的費用的處理方法不一樣,以下自動結算的規則并不一定適用貴公司,只是作為參考。 [RULE 41] 创建 Invoice/DN/CN 的时候,如果是 Nomination 貨才执行下面的逻辑。

a) 用户选择创建 Invoice 發票的時候,假設:Ocean Freight = HKD300, Others = HKD500

b) 如果是 PP, DDU 的时候(空运中是 Prepaid + Prepaid)
i. 手工创建HKD300 + 500 = HKD800, Issuer = $creator
ii. 自動創建海運費相關的結算票據如下:
1. 自动创建Debit Note, HKD300, Issuer = GLOBAL
2. 自动创建Credit Note, HKD300, Issuer = GLOBAL

c) 如果是 CC(空运中是 Collect + Prepaid)
i. 如果有海運費或者空運費, 不能创建,The selected charges could not be showed on same invoice because it should be billed to different parties!

d) 如果是 EX-WORK(空运中是 Collect + Collect)
i. 手工创建HKD300 + 500 = 800, Issuer = GLOBAL

關于致佳公司的集團自動結算系統,概念并不復雜,但處理過程極為復雜,主要原因是在創建正常的票據的時候需要根據各種復雜的情況對應之規則創建票據。

這里涉及到下面的很多問題:

1) 系統速度問題,要處理 60 條 Auto Billing 的規則,必然會嚴重影響到系統的運行速度;

2) 數據相關的問題,手工創建的那條發票記錄,與系統自動創建的另外兩條自動結算票據是相關的,這種相關的關系要完整、準確記錄下來,不可以有一點點錯漏;

3) 數據后處理的復雜性,比如:創建票據后,需要 Void 手工那條發票的時候,另外兩條自動票據的處理方法; 4) 預估費用的處理,在國內,企業是按照預估費用每月交稅的,所以在創建自動票據的時候同時要自動創建預估費用記錄,否則稅金方面的數據(預估數據)會亂。

5) 貨代系統、多式聯運、貨倉系統、車隊系統之間的 Auto Billing 邏輯,涉及到更加復雜的 Auto Billing 邏輯和處理。

6) 以上是集團公司內部的自動結算概念,在集團和海外代理、集團和合作伙伴之間的“分賬關系”的自動處理,更加加大了這個系統的處理難度。

7) 同時要考慮到,在 Void 或者 Offset 這種自動票據的時候對財務系統的影響。 正是由于這種自動結算關系處理太過復雜,雖然很多物流企業明白這種處理的重要性,但實際上很少有物流軟件真正可以處理到這種關系。 致佳公司的 Auto Billing 系統已經正常運行超過 5 年,為翹運 (HELKA)、ADC 等集團服務,解決了這些集團內部困擾多年的結算關系。

對于致佳公司的 Auto Billing 系統 (Intercom),需要了解更多資料的,歡迎和我們聯系。

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